A&G Whitepaper

Die Zukunft des Kassenzettels

Im nächsten Jahr wird sich der Handel nachhaltig verändern. 2020 ist das Jahr neuer Reformen und Verordnungen, die insbesondere den Handel am Point of Sale und den Kassenbeleg beeinflussen werden.

Aber was sind diese neuen Reformen? Welche Auswirkungen werden sie haben? Was muss man als Unternehmen wissen und welche Alternativen gibt es?

All diese Fragen werden auf den folgenden Seiten beantwortet. Zudem wird Ihnen eine Möglichkeit präsentiert wie Sie diese Veränderungen einfach und effizient in ihrem Unternehmen umsetzen können und gleichzeitig ein Vorreiter für Digitalisierung und Corporate Social Responsibility im Umweltsektor werden können.

Die neuen Gesetze ab 2020

In den letzten Jahren gab es zahlreiche neue Gesetze, die den Handel und den Kassenbeleg nachhaltig beeinflussen werden. Diese Gesetze werden nun im kommenden Jahr 2020 in Kraft treten und der Verstoß gegen diese kann und wird geahndet werden. Aber was beinhalten diese neuen Gesetzte? Was gilt es zu erwarten? Welche Anpassungen müssten vorgenommen werden?

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Am 22. Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Dieses Gesetz beinhaltet neue Ordnungsvorschriften für die Dokumentation von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Kassensysteme. Diese neuen Vorschriften sollen dazu dienen, dass die digitalen Grundaufzeichnungen von Geschäftsvorfällen nicht länger manipuliert werden können um somit Steuerausfälle zukünftig zu vermeiden.

Das Gesetz beinhaltet strikte Vorgaben, wie ein Geschäftsvorfall dokumentiert werden muss. Jede Transaktion muss laut §146a einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Zudem müssen die Daten durch ein zertifiziertes Sicherheitssystem abgesichert werden, welches aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen muss. Zudem verpflichtet das Gesetz die Händler, dem Kunden zeitnah einen Beleg, mit allen Pflichtangaben, über den Geschäftsvorfall ausstellen zu können.

Ein weiterer Bestandteil der neuen Ordnungsvorschriften von 2016 ist die Meldepflicht für die Registrierkassen. Diese müssen zukünftig unter der Angabe folgender Aspekte dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden:

  • »  Name des Steuerpflichtigen,
  • »  Steuernummer des Steuerpflichtigen,
  • »  Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • »  Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • »  Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  • »  Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • »  Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • »  Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Zudem beinhaltet das Gesetz das Recht zur sogenannten Kassennachschau seitens der Finanzbehörden. Die Kassennachschau berechtigt die Amtsträgerder jeweiligen Behörden dazu, ohne Ankündigung und außerhalb einer regulären Prüfung die Geschäftsräume des Steuerpflichtigen aufzusuchen und die Kassen hinsichtlich der oben genannten Aspekte zu überprüfen. Diese Prüfung beinhaltet die Offenlegung der Bücher, der Kassenführung und anderer Daten, sowieder Übermittlung der elektronisch gesammelten Daten über eine einheitliche Schnittstelle an das Amt.

Das Gesetz definiert darüber hinaus mögliche Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf das Gesetz. Eine Ordnungswidrigkeit wäre es:

  • »  Belege auszustellen, die unrichtig sind.
  • »  Belege gegen Entgelt zu erzeugen.
  • »  Geschäftsvorfälle falsch zu dokumentieren.
  • »  Ein ordnungswidriges Kassensystem zu verwenden.
  • »  Das Kassensystem unzureichend zu schützen.
  • »  Ein ordnungswidriges System zu verkaufen.

Dieses Gesetz gilt ab 2020.

Die Kassensicherungsverordnung

Das obige Gesetz wurde im Folgejahr am 26. September 2017 um die sogenannte Kassensicherungsverordnung durch den Bundesrat ergänzt, welche auch ab dem 01.01.2020 in Kraft treten wird.

Diese Verordnung dient der Spezifizierung der im Dezember 2016 festgelegten Ordnungsvorschriften. Die Kassensicherungsverordnung enthält eine genaue Darstellung der betroffenen Aufzeichnungssysteme, der Form der Protokollierung, sowie die genauen Anforderungen an das Speichermedium, die Sicherheitsstandards, die digitale Schnittstelle, die Kosten der Zertifizierung und der Ausstellung der Belege.

Im Allgemeinen legt die Verordnung fest, dass für jede Transaktion im genauen, aufbauend auf §146a, folgende Aspekte dokumentiert werden müssen:

  • »  der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • »  eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
  • »  die Art des Vorgangs
  • »  die Daten des Vorgangs
  • »  die Zahlungsart
  • »  der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs
  • »  einen Prüfwert
  • »  die Seriennummer des Auszeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Darüber hinaus werden in der Verordnung erstmals die genauen, neuen Anforderungen an den Kassenbeleg gestellt, welcher zukünftig von jedem Unternehmen ausgegeben werden muss. Dies nennt sich Belegausgabepflicht. Dieser muss zukünftig folgende Angaben mindestens enthalten:

  1. Den vollständigen Namen und die Adresse des leistenden Unternehmens.
  2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginnsund der Beendigung.
  3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang unddie Art der sonstigen Leistungen.
  4. Die Transaktionsnummer.
  5. Das Entgelt und der anfallende Steuersatz.
  6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Kassenbeleg mit den neuen Pflichtangaben

digitaler kassenzettel
  1. Name und Adresse des leistenden Unternehmens
  2. Menge und Art der gelieferten Gegenstände
  3. Entgelt
  4. Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  5. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
    oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  6. Steuersatz
  7. Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  8. Transaktionsnummer

Der Beleg muss für Jeden mit dem bloßen Auge lesbar sein. Der Beleg kann im Papierformat oder auf den Wunsch des Kunden hin im digitalen Format ausgehändigt werden.

Die Konsequenz

Durch diese neu festgelegte Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassensystemen werden erhebliche Mehrkosten aufkommen. Der Bundesrat nimmt an, dass bei „einer Anzahl von 2,1 Mio. Geräten und von angenommenen 30 Geschäftsvorfällen pro Tag, bei 22 Tagen pro Monat/Geräten insgesamt 19,8 Mrd. Geschäftsvorfälle anzunehmen sind“ (Bundesrat Drucksache 487/17 S.6). Für jeden dieser Vorfälle gilt es einen Beleg anzufertigen und die Transaktion zu dokumentieren. Es wird davon ausgegangen, dass bei 95% dieser Geschäftsprozesse ein Beleg ausgegeben wird. Das bedeutet, dass das Ziel des Gesetzes es ist, auch die restlichen 5% der Belege zu produzieren und zu dokumentieren.

 

Laut dem Bundesrat werden durch den „geschätzten Zeitbedarf für den Druck eines Kassenzettels von ca. 2 Sekunden je Beleg, einem Tarifsatz von 19,30€ Stunde und zusätzlichen 990 Mio. Belegen“ durch das Gesetz ca. 10,615 Mio. Euro Mehrkosten erzeugt, die es von den Unternehmen zu tragen gilt (Bundesrat Drucksache 487/17 S.6). Hinzu kommen ca. 5.5 Mio. Euro Kosten für das benötigte Papier und andere Sachkosten. Angeblich werden bereits 25% aller Belege im digitalen Format ausgeben wodurch die Mehrkosten nur noch 11,757 Mio. Euro entsprechen würden. Des Weiteren heißt es in dem Bericht des Bundesrates, dass ca. weitere 25% der Geschäftsvorfälle aus Zumutbarkeitsgründen vom Finanzamt von einer Belegausgabepflicht befreit sein werden. Trotz dieser Abzüge werden die Mehrkosten für die Wirtschaft jährlich etwa 8,817 Millionen Euro betragen.

 

Im Jahre 2022 sollen diese neuen Gesetze hinsichtlich ihrer Effektivität überprüft werden und gegebenenfalls überarbeitet und erweitert werden. Wie eine solche Erweiterung der Gesetze aussehen könnte, sieht man bereits in Italien. In Italien ist es verpflichtend für den Käufer den Beleg der gekauften Ware in einem Umkreis von 100 Metern um das Geschäft bei sich zu tragen. Wenn man ohne diesen von der Finanzpolizei erwischt wird, können dem Verkäufer und dem Käufer hohe Strafen drohen. Daher ist es den Unternehmen dort besonders wichtig seinen Kunden einen vernünftigen Beleg zur Verfügung zu stellen und dies möglichst einfach und angenehm für diesen zu gestalten, damit der Kunde den Beleg immer bei sich trägt.

 

Das ist unserer Meinung nach eine Zumutung für die Unternehmen, die es so nicht geben muss. Daher haben wir nun eine innovative Lösung entwickelt, welche nicht nur die Umsetzung der in 2020 kommenden Gesetze vereinfachen wird, sondern auch bereits die mögliche Zukunft einer verschärften Belegausgabepflicht miteinbezieht.

Statistik zur Nutzung von Kassenbons

Unsere Lösung ist:
admin – die App für den digitalen Kassenzettel

admin ist eine neue App für Apple- und Android-Smartphones, die papierloses Quittieren ermöglicht und das so einfach wie nie zuvor.

Die Idee des digitalen Kassenbons an sich gibt es schon seit einigen Jahren. In der Vergangenheit gab es zahlreiche Versuche den Kassenbeleg dahingehend zu digitalisieren, dass für den Verkäufer und den Käufer ein nachhaltiger Mehrwert entsteht. Dazu wurden zahlreiche Technologien ausprobiert, welche heute aber kaum Verwendung finden.

Zum einen gibt es die Möglichkeit in teilnehmenden Geschäften sich nach dem Einkauf durch die Angabe der persönlichen E-Mail Adresse den Beleg direkt ins E-Mail Postfach schicken zu lassen. Dieses Verfahren resultiert jedoch meist in einem deutlich höheren Zeitaufwand am Point-of-Sale, der die Unternehmen viel Geld kostet, wobei jedoch durch die digitale Belegausstellung viel Geld gespart werden könnte.

Des weiteren gab es die Methode, den Kassenbon nach dem Bezahlen per App zu digitalisieren. Dafür gab es mehrere Möglichkeiten. Zum einen gab es die Methode der Firma Nubon. Bei Nubon musste ein in der App abgebildeter Barcode vor dem Bezahlen an der Kasse gescannt werden. Dadurch wurde nach dem Einkauf der Kassenbon per Internet an die App im digitalen Format gesendet. Ein anderer Ansatz war der der Firma Reposito. Dort musste ein auf dem ausgedruckten Papierbeleg abgebildeter QR-Code gescannt werden, mit dessen Hilfe der Bon in der App digitalisiert wurde.

Anschließend konnte man bei beiden Ansätzen die Belege für sich sortieren und in einer Cloud online verwalten. Obwohl beide Methoden keine zusätzliche Zeit direkt am Point-of-Sale in Anspruch nahmen, resultierten sie jedoch in einem erheblichen Mehraufwand für den Kunden, weshalb diese Methoden kaum Verwendung fanden. Darüber hinaus war es den Unternehmen auf diese Art und Weise nicht möglich die Kosten für die Belege zu reduzieren.

Mit admin wird sich was ändern!

admin ist die erste massentaugliche Software für papierloses Quittieren und
verfolgt einen völlig neuen und innovativen Ansatz.

Dank admin werden die Bons direkt vom Kassensystem erstellt, kontaktlos aufs Smartphone übertragen und enthalten alle notwendigen Pflichtangaben. Alle Kassenzettel werden sicher online im persönlichen Account gespeichert – und sind so immer und überall verfügbar.

Selbst Quittungen für Online-Einkäufe lassen sich hier hinterlegen. Einfach das Konto unserer Partner auswählen, verknüpfen – und fertig. admin ist perfekt, um Quittungen wiederzufinden oder den Überblick über Ausgaben zu behalten. An jedem Ort und zu jeder Zeit.

Die Technologie hinter admin basiert auf einer einzigartigen Soft – und Hardwarelösung. Die Hardwarelösung wird in den teilnehmenden Unternehmen an der Kasse platziert, sodass die Kunden mit der App den Kassenbon unkompliziert nach dem Bezahlvorgang direkt digital auf ihrem Smartphone empfangen können.

Die App ist intuitiv bedienbar und ermöglicht es dem Nutzer seine Belege schnell und einfach online zu verwalten, zu archivieren und zu durchsuchen. Zudem ist ist der Nutzer in der Lage verschiedene Ordner anzulegen und die Belege mit Anderen, zum Beispiel seinem Steuerberater, der Familie oder der Buchhaltung, unkompliziert zu teilen.

Zusätzlich zur App für das Smartphone gibt es ein admin Dashboard für den Computer. Dieses gibt es je nach Nutzergruppe in unterschiedlichen Ausführungen und mit verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten.

Zum einen gibt es eine Oberfläche für den Endnutzer, welche es diesem ermöglicht eine bessere Übersicht über seine Belege und seine Ausgaben zu bekommen. Außerdem lassen sich diese dort noch einfacher archivieren, sortieren und teilen.

Darüber hinaus gibt es ein Dashboard für den Steuerberater, welches diesem die Möglichkeit bietet seine Kunden und deren Belege einfach und unkompliziert zu verwalten.

Zudem gibt es eine weitere Ansicht für die Unternehmen, die admin anbieten. Diese Ansicht ermöglicht es den Unternehmen ihre unterschiedlichen Registrierkassen zu verwalten und die durchgeführten Transaktionen für die Zukunft sicher zu archivieren.

Die Nutzung der admin App hat zahlreiche Vorteile:

  1. Die Nutzer von admin haben eine bessere Übersicht über ihre Belege und somit auch über ihre Ausgaben.
  2. Dank admin befinden sich alle Belege zentral an einem Ort und müssen somit nicht mehr mühselig für die Steuererklärung zusammengesucht werden.
  3. admin macht dem Nutzer Vorschläge, was dieser von der Steuer absetzen könnte.

Aber die App hat darüber hinaus auch viele Vorteile für die Umwelt:

  • Aufgrund der Digitalisierung des Kassenbelegs müssen keine Bäume mehr für die Produktion dieser gefällt werden. Dies resultiert in niedrigeren Co2 Emissionen und kann somit nachhaltig den Klimawandel positiv beeinflussen.
  • Für die Produktion von traditionellen Kassenbelegen werden große Mengen an Süßwasser benötigt, welche durch die Digitalisierung eingespart werden könnten.
  • Durch die geringere Abholzung der Wälder können die dortigen Ökosysteme sich erholen und zahlreiche Pflanzen- und Tierarten können gerettet werden.

admin eignet sich somit sehr gut für Unternehmen, die Wert auf die Umwelt legen und eine starke Corporate Social Responsibility verkörpern möchten.

Die Corporate Social Responsibility von Unternehmen spielt heutzutage eine immer größer werdende Rolle. Es ist ein Schlüsselbegriff in der heutigen Unternehmensethik und beschäftigt sich intensiv mit der gesellschaftlichen Verantwortung, die ein Unternehmen zu erfüllen hat.

In der heutigen Zeit der Klimaerwärmung und der Umweltverschmutzung ist es somit wichtiger denn je sich als Unternehmen solchen Themen gegenüber zu positionieren und einen Anteil an der Lösung dieser Problematik zu leisten. Mit admin ist dies für Unternehmen besonders einfach, da

  • admin die Kunden dabei unterstützt, weniger Papier zu verbrauchen und Sie dazu veranlasst über die zahlreichen Möglichkeiten und Perspektiven der Digitalisierung nachzudenken. Der geringere Papierverbrauch resultiert zudem in einer Kosteneinsparung für die Unternehmen. Dieses Geld könnte dann in weitere, nachhaltige Projekte investiert werden.
  • admin dabei hilft, weniger Müll zu produzieren. Oftmals landen Kassenbons direkt nach dem Drucken im Abfall. In vielen Fällen werden die Belege zudem fälschlicherweise im Altpapier entsorgt. Kassenzettel gehören aufgrund ihrer bisherigen Bisphenol A Beschichtung, die extrem giftig ist, in den Restmüll, damit das BPA nicht über den Recyclingkreislauf in anderen Produkten landet. Glücklicherweise wurde nun ein Gesetz verabschiedet, welches Bisphenol A im Thermopapier ab 2020 verbietet.
  • admin die Nutzer und die Unternehmen darin unterstützt ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern und ihnen die Problematik des Klimawandels und die Wichtigkeit des Umweltschutzes näher bringt.

admin ist die Lösung für die kommenden neuen Gesetze. Mit admin können die Unternehmen die neuen Anforderungen ab 2020 einfach und unkompliziert umsetzen ohne Mehrkosten erwarten zu müssen. Zudem wird der Endnutzer maßgeblich von den Funktionen der App profitieren und dadurch die Unternehmen, die admin anbieten, öfter aufsuchen. Außerdem ermöglicht admin es den Unternehmen und den Endnutzern ein starkes Statement im Kampf gegen den Klimawandel abzugeben und als gutes Beispiel voran zu gehen.

Wenn Sie mehr über die A&G GmbH und admin erfahren möchten und wie Ihr Unternehmen die App im Handel integrieren könnte besuchen Sie uns gerne auf unseren Webseiten:

Oder unseren Social Media Kanälen:

Über die Firma A&G:

Die A&G GmbH mit Sitz in Bremen wurde 2017 gegründet und entwickelt intelligente Software Lösungen. Mit admin bietet das Unternehmen eine Applikation, die Verbrauchern und Handel digitale Kassenbelege und deren Archivierung per Smartphone ermöglicht. Auf diese Weise können Nutzer ihre Belege zentral an einem Ort sammeln.

Literatur

  • Bundesrat Drucksache 487/17; 2017; Abrufbar unter: www.bundesrat.de; Abgerufen am: 21.12.2019
  • Bundesgesetzblatt Jahrgang 2016 Teil 1 Nr. 65, ausgegeben zu Bonn am 28.12.2016; Abzurufen unter: www.bundesfinanzministerium.de; Abgerufen am: 21.12.2019